Buscando la lógica al sistema de listas GTD

Posted by David Torné on sep 27, 2012 in Productividad | 0 comments

El sistema para tomar el control de nuestra actividad que nos proporciona GTD se compone de un conjunto reducido de listas, cada una de ellas con una función concreta. Puede que pienses que tanta lista es excesiva, pero para dar cabida a cada uno de los aspectos que componen nuestra actividad. Para ver mostrar su lógica y utilidad me gustaría desgranar la evolución de un sistema de listas para gestionar nuestro flujo de trabajo. Como crearías ese mismo sistema sin pensar en gtd, como sería su evolución más o menos lógica, respondiendo a una serie de criterios funcionales del usuario.

Empezamos con una lista a laque llamamos tareas, en ella vamos entrado todo lo que tenemos pendiente de hacer, una to do list. Lo hemos hecho todos y al principio funciona, cuando tenemos pocas tareas, pero los días pasan,  se van acumulando asuntos pendientes  y esa lista deja de ser tan clara. El problema es la mezcla entre lo importante y el material de relleno, con solo una mirada ya no somos capaces de saber que es lo que realmente tenemos que hacer.

En esa tesitura  se plantea la necesidad de dar un giro a nuestro sistema. No podemos dejarlo de lado, ¡De alguna forma tenemos que organizarnos! Así que pasamos a otro nivel: Trabajaremos en lotes de tareas. Crearemos un sistema de 2 listas, la primera almacenará todas nuestras tareas pendientes y la segunda las que debamos hacer a continuación. Una lista de entrada y otra de salida. El sistema permite enfocarte en el grupo reducido de las tareas de salida lo que permite aumentar tu eficiencia a la hora de hacer-terminar.

Tu actividad se desarrolla con normalidad, pero los días pasan  y te das cuenta que cada vez te cuesta más escoger lo que debes hacer de la lista de entrada. Se ha acumulado tal cantidad de tareas que resulta agobiante hacer una revisión punteando cada una de ellas. Has notado como prestas menos atención a su lectura, a pensar que hay detrás de ellas, en su importancia… Eso desajusta el proceso y merma tu confianza en tu sistema. Para reajustar su funcionamiento, decides agrupar todas aquellas tareas que no tienen una prioridad marcada, o una fecha de entrega definida, en una nueva lista llamada Sin prioridad.  Te propones revisarla una vez al mes para ajustar su contenido y ver si puedes poner en marcha algo de lo que allí se guarda.

Ahora parece que sí. El sistema fluye, las listas de Entrada, Salida y Sin prioridad te sirven para organizarte de una forma más ajustada a tu realidad. Empiezas  a usarlas de forma sistemática para gestionar todo tu flujo de actividad y funciona. Notas un salto cualitativo, aparecen problemas pero estas en otro nivel. Uno de ellos son esas tareas que una vez finalizada generar una nueva, o esos asuntos compuestos por varias acciones. Si solo realizas una y sigues con tu lista lo dejas inacabado, provocando la apertura de innumerables frentes. Otra vez necesitas mejorar tu sistema de listas, esta vez  vas un poco más allá, crearás una sección llamada Asuntos abiertos, como una carpeta clasificadora donde  abrirás listas para cada uno de estos asuntos compuesto de varias tareas. De aquí pasaras sus tareas a la lista de Salida cuando tengan que ser realizadas.

El sistema queda completo, solo falta una observación. Si eres una persona que trabaja en equipo, con varios colaboradores te interesará controlar todo aquello que delegas a terceros. Crearás una lista llamada Delegado para enviar las tareas una vez asignadas a un colaborador, eso facilitará el punteo durante su revisión periódica.

* Entrada, Sin prioridad, Delegados, Asuntos abiertos y Salida, o dicho de otra manera: Inbox, Algún día, En espera,  Proyectos y próximas acciones

Y así sería como un evolucionaría un sistema de listas de alguien que no practica GTD a algo parecido a GTD. Por supuesto podría prescindir de listas que no usara como las destinadas a proyectos y a asuntos delegados (En espera). Una descripción de cómo converge un método de organización en un grupo reducido de listas que se agrupan en funciones lógicas, bien definidas y que tienen una utilidad práctica sin caer en la redundancia.