Esas actividades que se presentan en tu rutina con una cierta periodicidad no son tareas cualesquiera, suelen ser compromisos que debes afrontar con cierta regularidad. No son solo tareas, pueden ser proyectos, con un escandallo de varias acciones. En mi caso tengo una cita cada semana con mi blog y no se trata simplemente de escribir el post, hay que prepararlo, montarlo, encontrar una imagen… una repetición semanal de la misma actividad.

Al gestionar tu flow de actividad con GTD debes tratar estas tareas no como una acción o un proyecto convencional  sino con el recurso dispuesto para ellas, las rutinas. En el plano práctico, enviar la anotación haciendo referencia a la tarea a tu inbox pero no es eficiente, ¿vas a tener que preocuparte cada semana, cada mes… o cuando sea, de acordarte y repetirlo? Un ruido innecesario que te molesta y te aparta de lo que persigues: dedicar tiempo a hacer y terminar tus asuntos.

Más allá de los recursos presentes en Wunderlist 2, yo implementaba esta necesidad a través de mi Google Calendar y Evernote. 1 día antes de cada cita enviaba un mail de aviso a mi cuenta de Gmail y de allí lo rebotaba a mi Evernote, desde donde pasaba a mi sistema de listas. Efectivo pero realmente complejo, esa es una de las razones por la cual me pase a un software específico para GTD, porque cubre todas estas necesidades concretas.

La renovación de Wunderlist 2 y su lavado de cara en aquellos aspectos que permiten enfocar su funcionalidad en facilitar el manejo de nuestro flow, sin tener que montar sistemas para automatizar procesos corrientes en la actividad de sus usuarios – o del común de los mortales – es de agradecer. Lo referido a la definición de acciones y periodicidad es sencillo en su uso, un clic  + la posibilidad de personalizar la periodicidad. Pese a ello sigo encontrando un par de carencias funcionales: no poder definir periodicidad  a partir de la finalización de una tarea y un espacio donde administrar todas nuestras rutinas.

Me parece especialmente útil tener un espacio donde controlar todas nuestras rutinas por el mero hecho de cuantificarlas y facilitar la posibilidad de realizar un chequeo rápido que permita darnos cuenta si mantenemos nuestra actividad bajo control. Uno de los indicios para sospechar que algo no funciona es la acumulación de excesivas rutinas, si acumulamos sin parar vamos dirección a un barranco, a un crash. Periódicamente debemos evaluar nuestros compromisos y simplificar.

Si un problema es la cantidad otro es la calidad. Programar periodicidad una para una tarea, o tareas convencionales, para sacarlas de nuestras listas regulares una acción es una forma sutil de procrastinar. Buscar un método para obligar-nos a hacer algo que no nos apetece.  SI haces eso pregúntate el porqué, ¿qué es lo que impide que hagas lo que debes?

Las rutinas son una forma indispensable para racionalizar y aclarar tu actividad, pero  siempre usadas correctamente, de lo contrario  se convierten en ruido.