Esas actividades que se presentan en tu rutina con una cierta periodicidad no son tareas cualesquiera, suelen ser compromisos que debes afrontar con cierta regularidad. No son solo tareas, pueden ser proyectos, con un escandallo de varias acciones. En mi caso tengo una cita cada semana con mi blog y no se trata simplemente de escribir el post, hay que prepararlo, montarlo, encontrar una imagen… una repetición semanal de la misma actividad.

Al gestionar tu flow de actividad con GTD debes tratar estas tareas no como una acción o un proyecto convencional  sino con el recurso dispuesto para ellas, las rutinas. En el plano práctico, enviar la anotación haciendo referencia a la tarea a tu inbox pero no es eficiente, ¿vas a tener que preocuparte cada semana, cada mes… o cuando sea, de acordarte y repetirlo? Un ruido innecesario que te molesta y te aparta de lo que persigues: dedicar tiempo a hacer y terminar tus asuntos.

Más allá de los recursos presentes en Wunderlist 2, yo implementaba esta necesidad a través de mi Google Calendar y Evernote. 1 día antes de cada cita enviaba un mail de aviso a mi cuenta de Gmail y de allí lo rebotaba a mi Evernote, desde donde pasaba a mi sistema de listas. Efectivo pero realmente complejo, esa es una de las razones por la cual me pase a un software específico para GTD, porque cubre todas estas necesidades concretas.

La renovación de Wunderlist 2 y su lavado de cara en aquellos aspectos que permiten enfocar su funcionalidad en facilitar el manejo de nuestro flow, sin tener que montar sistemas para automatizar procesos corrientes en la actividad de sus usuarios – o del común de los mortales – es de agradecer. Lo referido a la definición de acciones y periodicidad es sencillo en su uso, un clic  + la posibilidad de personalizar la periodicidad. Pese a ello sigo encontrando un par de carencias funcionales: no poder definir periodicidad  a partir de la finalización de una tarea y un espacio donde administrar todas nuestras rutinas.

Me parece especialmente útil tener un espacio donde controlar todas nuestras rutinas por el mero hecho de cuantificarlas y facilitar la posibilidad de realizar un chequeo rápido que permita darnos cuenta si mantenemos nuestra actividad bajo control. Uno de los indicios para sospechar que algo no funciona es la acumulación de excesivas rutinas, si acumulamos sin parar vamos dirección a un barranco, a un crash. Periódicamente debemos evaluar nuestros compromisos y simplificar.

Si un problema es la cantidad otro es la calidad. Programar periodicidad una para una tarea, o tareas convencionales, para sacarlas de nuestras listas regulares una acción es una forma sutil de procrastinar. Buscar un método para obligar-nos a hacer algo que no nos apetece.  SI haces eso pregúntate el porqué, ¿qué es lo que impide que hagas lo que debes?

Las rutinas son una forma indispensable para racionalizar y aclarar tu actividad, pero  siempre usadas correctamente, de lo contrario  se convierten en ruido.

Por el momento, sólo está disponible en la versión web de la app, pero pronto lo estará en el resto de versiones (Pc y Mac)

Todo y que no hay un icono especifico que nos indique que se puede imprimir una lista de tareas, es tan sencillo como seleccionar la lista de tareas que queremos imprimir, e ir a la opción de imprimir en nuestro navegador, ya sea mediante el menú contextual que aparece al pulsar el botón derecho del ratón, o bien mediante el menú de herramientas de nuestro navegador.

El resultado es la impresión de la lista de tareas seleccionada, En el caso de que alguna de las tareas de la lista, tenga subtareas, estas también aparecerán en el listado. Si alguna de las tareas tiene fecha limite, o la estrella de tarea destacada, estos también se van a imprimir.

A continuación tenéis un ejemplo de como quedaría la impresión de una lista. Personalmente, pienso que ha mejorado muchísimo respecto la versión anterior, no me gustaba en absoluto el texto en cursiva , con la fuente tan grande y el remarcado que aparecía. Ahora queda mucho más limpio y minimalista, perfecto para centrarse en las tareas de la lista sin distracciones.

Ya estamos en el nuevo año. Un año en el que tenemos que aplicar el primer giro que nos recomienda Berto Pena en su libro que es la proactividad.
La situación es difícil, más para unos que para otros, pero lamentándonos por lo que nos pase no nos ayuda. De nada sirve poner una tirita para una herida futura y una buena forma de cambiar esa actitud es ser positivos y para ello vamos a ponernos una tarea en nuestro wunderlist. Una tarea sin fecha de finalización pero muy importante que es:

“Ser positivos cada día pase lo que pase”

Espero que este año os traiga a todos lo mejor en todos los aspectos.

Gracias por seguirnos desde nuestros inicios allá por Agosto de 2012.

Algunas de las cosas que están por llegar este 2013 y en las cuales ya se está trabajando para poder implementar en próximas actualizaciones, son la vuelta de los reconocimientos de fecha, añadir tareas por email, nueva lista inteligente “Mañana” para poder ver la previsión de tareas para el día siguiente, y se está evaluando volver a añadir la lista “tareas vencidas” como lista inteligente.

Grandes novedades nos esperan este 2013 con Wunderlist 2, y aquí estaremos para contarlo.

Feliz año nuevo.

La nueva aplicación trae una nueva interface mejorada, rediseñada por completo, con nuevas funcionalidades, como son las tareas recurrentes, subtareas, alarmas, …

Esperamos que os guste la nueva versión.

Desde wunderlistusers.com sólo queremos deciros que ya llevamos días probando las versiones beta, y que si teneis alguna duda o pregunta sobre la nueva versión, estaremos encantados de ayudaros.

Las Navidades llegan antes este año, por fin!!!! Wunderlist 2 llega mañana, suscribete a la Newsletter de 6Wunderkinder y se el primero en saberlo (Suscribirse aquí)

Aviso importante!!! La aplicación web de Wunderlist, estará temporalmente fuera de servicio entre las 12:00 y las 18:00 horario de Berlin, para poder realizar el cambio a Wunderlist 2

Esperamos que realmente la nueva aplicación te guste tanto como nos gusta a nosotros.

Wunderlist 2, ha sido rediseñado y reconstruido desde el principio hasta el final. Entonces, ¿de que estamos hablando exactamente? No vamos a estropear la sorpresa, vamos a empezar por el principio, y vamos a compartir un poco de la magia que hará de Wunderlist 2 un mejor producto.

Originalmente construido en Titanium, Wunderlist 2, ha sido reconstruido en todas las nuevas aplicaciones nativas para los principales dispositivos, comenzando por el iphone, Pc, Mac, Web, Android y Windows.

Este salto cuantitativo de aplicaciones nativas, te garantiza que vas a experimentar una velocidad de vértigo y un rendimiento estable. No importa cuantos dispositivos diferentes utilices todos los días.

Lo más importante es este cambio en la tecnología, que demuestra el continuo compromiso adquirido por 6Wunderkinder contigo. Wunderlist 2, permitirá al equipo de 6Wunderkinder a lanzar nuevas actualizaciones y características de forma regular y periódica.

Wunderlist 2, también recibirá el apoyo de una nueva arquitectura de servidor, completado con un mayor rendimiento de la sincronización en la nube.

Esto sólo es el principio, La experiencia Wunderlist 2, con un rediseño completo de la aplicación para incluir una serie de nuevas características, una interface de usuario aún más sencilla y más intuitiva, así como todos los nuevos gráficos espectaculares, adaptados a las pantallas retina, hacen de Wunderlist 2 una de las mejores aplicaciones de tareas.

En 6Wunderkinder saben que hace tiempo que están diciendo “estad atentos” “pronto lanzaremos la nueva aplicación”, pero como ellos mismos dicen, quieren entregar su mejor producto, son muy perfeccionistas, y eso a los usuarios nos gusta. La perfección lleva tiempo!!.

Ya falta menos!.

Nos complace enormemente presentaros este vídeo para ir preparando la presentación de Wunderlist 2. Las aplicaciones de Mac e Iphone están a la espera de aprobación, y personalmente puedo decir que llevo días probando la beta en mi Galaxy Nexus, la cual funciona a las mil maravillas.

El equipo de 6Wunderkinder, quiere daros las gracias por la espera, y para ello ha preparado este fantástico vídeo.

En mi anterior post hable del origen y la funcionalidad de cada una de las listas del sistema, pero GTD no es solamente un sistema para organizar nuestra actividad en acciones y proyectos, va más allá. Su gran baza, en relación a otros sistemas de productividad personal, es su capacidad para expandirse a otras zonas de interés operativo. Nos permite levantar la cabeza por encima de obligaciones más inmediatas y mirar en dirección a nuestros objetivos,  generando una visión de futuro estrechamente relacionada con lo que debemos hacer  en nuestro día a día. A priori, resulta difícil de entender pero si me lo permites te lo explicaré con un símil geométrico.

GTD actúa como un eje de coordenadas de nuestra actividad. Si te acuerdas de esos gráficos que dibujabas en tu época de estudiante, se asentaban en un eje de coordenadas de varias dimensiones X,Y, o de tres dimensiones X,Y,Z para el caso que nos ocupa. Nuestra actividad inmediata, el nivel de perspectiva y la planificación natural representarían cada uno de esos ejes.

• Actividad inmediata (Eje X).  La visión más horizontal de tu vida, tus listas de tareas y proyectos abiertos, sumada a tu agenda para gestionar tus compromisos. Dicho de otro modo. Tu, mirando al horizonte anticipando con suficiente antelación lo que se te viene encima para poder gestionarlo correctamente y que no se te escape ni una. Lo que has hecho o intentado hacer toda tu vida, vaya.
• Nivel de perspectiva (Eje Y). Como individuos nos movemos en varios niveles de perspectiva, no es lo mismo planificar nuestros proyectos que gestionar nuestras acciones, describir las áreas de focalización en que se divide nuestra vida, marcarnos objetivos, o dibujar una visión de futuro. Ya no digamos hablar de leitmotiv que nos mueva a lo largo de nuestra vida. Asuntos distintos pero unidos por un factor: nuestra actividad como camino para convertir en realidad ese futuro que anticipas. ¿El secreto de GTD sobre este eje? Las pautas para distinguir, clasificar y focalizar tu atención en los distintos niveles de perspectiva en los que trabajas habitualmente: acciones, proyectos, áreas de responsabilidad, objetivos, visión de futuro y valores.
• Planificación Natural (Eje Z). La profundidad. Parece quedar algo desubicado como concepto en esta metáfora, no es una ubicación física ni temporal, sino una forma de hacer. Démosle una vuelta de tuerca: la planificación natural nos permite entrar a fondo en nuestros proyectos, generando una estructura de proyectos y acciones que se reflejara en nuestras listas captando lo que realmente tenemos que hacer y no solo lo que creemos que tenemos que hacer. Habitualmente planificamos el proyecto sobre papel listando las tareas y organizándolas secuencialmente sobre un calendario ¡fail!. Cuando hablo de lo que realmente debemos hacer me refiero a profundizar en la finalidad del proyecto, el marco en que se desarrolla y el método para sacar todo lo que se esconde dentro de él y identificar-descartar lo que queda fuera de sus límites. En una palabra Profundidad.

Tu actividad no se ceñirá sobre papel a un eje de coordenadas, ni podrá representarse gráficamente de esta manera, pero aquí tienes el concepto de los tres brazos de get things done y porque destaca por encima de esos sistemas to-do list o los mal llamados gestores de tiempo. La visión es global, no se queda con la visión sesgada del control de tu actividad diaria, la enfoca para conseguir algo más, profundidad y resultados a medio-largo plazo. Esa es la fuerza de GTD.

Hace medio año aproximadamente que me adentré en el mundo del GTD de la mano de mi amigo Jose Mª Martínez, quizás  alguno lo conozca más por Martoj.

Os engañaría si os dijera que mi vida a dado un cambio de 180º, pero sí he de admitir que he podido desarrollar mejoras en mi productividad diaria. todavía estoy a años luz de los grandes gurus de la productividad, pero estoy satisfecho de mis pequeños avances en esta materia.

Mi experiencia personal me permite afirmar que para los que somos No expertos en GTD o productividad, la aplicación Wunderlist es ideal y a continuación te expongo algunas de las ventajas que veo en la aplicación:

1. Una In box donde colocar todas las tareas que más tarde colocaré en su carpeta correspondiente o procesaré.
2. Puedes crear tantas listas como necesites, por ejemplo: Oficina, Casa, Jardín, Recados, Luis, Marta, etc.
3. Puedes compartir listas con otros usuarios de Wunderlist, por ejemplo a nivel personal puedes compartir la lista “recados” con tu pareja y así cualquiera de los dos tendrá la lista de los recados actualizada en tiempo real y podrás realizar el recado correspondiente si pasas por el sitio en cuestión.
4. Si la otra persona no dispone de Wunderlist, puedes enviarle un mail con la lista de tareas desde el mismo Wunderlist.
5. Fácil de usar y muy intuitivo, es decir que no necesitas dedicar mucho tiempo para desenvolverte con agilidad  en el Wunderlist.
6. Es gratis.

Espero los disfruteis y saqueis buenos consejos. La duración de todos los vídeos es de aproximadamente 4hs, 48 minutos. Al final, hay un vídeo en inglés y subtitulado, sobre cómo los grandes líderes inspiran la acción. Tampoco tiene desperdicio.

Comencemos:

Wunderlist, trae de serie varios fondos de pantalla para la aplicación.
Todos son de alta calidad, y la gran mayoría, son bonitos no obstante, podemos querer personalizar Wunderlist con un fondo de pantalla más original o un fondo de pantalla que nos guste más.

Debo deciros que es posible hacerlo, y lo que es mejor, es posible hacerlo de una forma sencilla.

Empezaremos por buscar un fondo de pantalla que nos guste, y nos apetezca poner en nuestro Wunderlist. Cuando lo hayamos encontrado, lo guardaremos en cualquier carpeta de nuestro ordenador.

Os recomiendo usar imágenes de  medidas 1920 x 1080
Si sabeis utilizar photoshop u otro editor fotográfico, podéis buscar imágenes más grandes y redimensionarlas a las medidas indicadas.

También podéis poner imágenes más grandes, pero puede ser que no se muestren al completo.

Una vez disponemos de nuestra imagen o imágenes,  abriremos el explorador de archivos e iremos a la ruta:

C:\archivosdeprograma\wunderlist

Una vez hemos abierto la carpeta “wunderlist”, nos encontramos estas otras carpetas, de entre las cuales seleccionaremos: “Resources”

Entraremos dentro de la carpeta “Resources”, y encontraremos estas otras carpetas, de las cuales, seleccionaremos “backgrounds”.

Haremos doble clic y entraremos en backgrounds.

Para finalizar, nos encontramos dentro de la carpeta “backgrounds”

A continuación, dispondremos de los fondos de pantalla que trae por defecto Wunderlist.

Os recomiendo no borrarlos, (todo y que yo haya quitado algunos)

Ahora se trata de renombrar los fondos de pantalla que queramos sustituir añadiendo por ejemplo lo siguiente a continuación del nombre de archivo: _old

Con esto, lo que haremos será renombrar el archivo original, y por lo tanto Wunderlist no podrá encontrarlo dentro de la carpeta backgrounds.

Ahora añadimos nuestro fondo o fondos de pantalla preferidos, (copiar – pegar) Windows nos dará un mensaje de advertencia indicando si deseamos realizar cambios en esa carpeta, le decimos que si, y automáticamente se nos añadirán las imágenes que hayamos querido poner en esa carpeta.
Ahora nos queda renombrar las imágenes que hemos añadido, con el nombre original de alguno de los fondos de pantalla que trae por defecto Wunderlist.

Ejemplo:

- Tenemos un fondo original que se llama chalkboard
- Queremos que no aparezca ese fondo de pantalla y aparezca otro
- El archivo original, lo renombraremos como: chalkboard_old
- Pegaremos el nuevo fondo de pantalla y le cambiaremos el nombre por: chalkboard

Así sucesivamente con todos los fondos que queramos sustituir.

El resultado lo teneis a continuación.

De esta forma, podeis tener vuestra herramienta favorita con vuestra imagen de fondo preferida.

Creemos que este, también es  un material didáctico muy interesante para ser leído, ya que Jeroen es uno de los profesionales mas reputados y experimentados en el campo del GTD y la Productividad personal en nuestro país.

Desde el año 2006, miles de profesionales han podido mejorar su productividad personal gracias a la información y los servicios de El Canasto.

Desde la información gratuita, vía la formación grupal, hasta la consultoría personalizada y presencial, El Canasto ofrece una solución para cada tipo de profesional, para cada presupuesto y para cada nivel en tu organización.

Descarga: Tiempo Productivo, haciendo clic en la imágen

Creemos que es un material didáctico muy interesante para ser leido y escuchado, en el caso de la audio guia.

Como alumno suyo del curso de productividad personal, recomendaros el: curso online de productividad personal, del cual podréis aprender muchas y muy buenas maneras de organizaros, ser más productivos y efectivos en vuestros trabajos y en vuestra vida.

Con Wunderlist lo podemos hacer de una manera sencilla y rápida creando estas tres listas y gracias a su facilidad de uso podemos ir creando nuestras tareas en la lista de entrada. Evidentemente podemos crear otras listas. En mi caso tengo dos listas una que comparto con mis compañeros de WunderlistUsers y otra personales que comparto con mi mujer y en la que nos hemos acostumbrado a planificar la compra mensual tal como nos explicaba mi compañero Miquel Garcia.

La recomendación para que este método funcione es hacer dos revisiones diarias de las listas. La primera al final del día en la que revisamos la lista de entrada y movemos a la lista de salida aquellas tareas que tenemos que hacer al día siguiente. La segunda antes de empezar a trabajar verificando las tareas de la lista de salida y organizándolas según su prioridad.

En este momento podemos mover a la lista de entrada tareas que deseemos retrasar o a la lista de permanentes aquellas que no tengan una fecha definida.

Este método puede parecer simple para los puristas del GTD pero es un buen sistema de organización, simple pero eficaz.

A continuación os dejo un pequeño vídeo explicativo de cómo implementarlo con Wunderlist.

Con Wunderlist no puedes enviar correos, no puedes gestionar el material de referencia y tampoco sirve para planificar el uso de los recursos en un proyecto grande. Existen soluciones empresariales que combinan todas estas funciones – y más – en una aplicación, pero mi experiencia es que estas soluciones ofrecen funciones mediocres; no puedes mantener la misma calidad si intentas hacer miles de cosas a la vez.

En muchos casos, es mejor combinar varias aplicaciones y usar cada una para una función diferente. Con Wunderlist ya tenemos un buen y sencillo gestor de tareas. Vamos a ver qué aplicaciones nos faltan para tener un sistema completo para gestionar nuestra productividad personal:

• Agenda: En las listas de tareas de Wunderlist gestionamos todas las tareas con un compromiso de finalizar las lo antes posible. También necesitamos una herramienta para gestionar las tareas que debo hacer en un día concreto. Para esto utilizamos un calendario, dónde podemos crear nuestras citas. Las tareas que no tienen una hora determinada, pero que hay que hacerlas en un día en concreto, podemos definirlo como un evento de todo el día para que se muestre en la parte superior de la agenda.
• E-mail: Wunderlist cuenta con una bandeja de entrada donde podemos capturar nuestras ideas, pero hoy en día también recibimos un gran volumen de trabajo vía correo electrónico. Lo mejor es clasificar todos los mensajes nuevos y así vaciar la bandeja de entrada. Defino la acción a tomar para cada mensaje nuevo y creo citas en mi agenda o tareas en Wunderlist para registrar esta acción. Para tener toda la información a mano, es aconsejable copiar el texto del correo en las notas de la tarea.
• Material de referencia: un proyecto puede generar grandes cantidades de documentos y planes. La manera más sencilla para gestionar toda esta información es mediante una simple estructura de carpetas en el disco duro. Si es necesario tener acceso al material de referencia desde varios equipos, podemos usar una aplicación como Dropbox para sincronizar los ficheros.
• Bloc de notas: tomamos notas para no olvidar cosas que hemos oído, visto, escuchado o pensado. Deberíamos procesar nuestras notas porque es posible que contengan tareas y acciones que hay que pasar a Wunderlist. Lo mejor es reservar un sitio en la mesa de trabajo para dejar notas – y otros documentos – sin procesar: la bandeja de entrada.

¿Qué aplicaciones adicionales usáis vosotros para la productividad personal?

Empezamos con una lista a laque llamamos tareas, en ella vamos entrado todo lo que tenemos pendiente de hacer, una to do list. Lo hemos hecho todos y al principio funciona, cuando tenemos pocas tareas, pero los días pasan,  se van acumulando asuntos pendientes  y esa lista deja de ser tan clara. El problema es la mezcla entre lo importante y el material de relleno, con solo una mirada ya no somos capaces de saber que es lo que realmente tenemos que hacer.

En esa tesitura  se plantea la necesidad de dar un giro a nuestro sistema. No podemos dejarlo de lado, ¡De alguna forma tenemos que organizarnos! Así que pasamos a otro nivel: Trabajaremos en lotes de tareas. Crearemos un sistema de 2 listas, la primera almacenará todas nuestras tareas pendientes y la segunda las que debamos hacer a continuación. Una lista de entrada y otra de salida. El sistema permite enfocarte en el grupo reducido de las tareas de salida lo que permite aumentar tu eficiencia a la hora de hacer-terminar.

Tu actividad se desarrolla con normalidad, pero los días pasan  y te das cuenta que cada vez te cuesta más escoger lo que debes hacer de la lista de entrada. Se ha acumulado tal cantidad de tareas que resulta agobiante hacer una revisión punteando cada una de ellas. Has notado como prestas menos atención a su lectura, a pensar que hay detrás de ellas, en su importancia… Eso desajusta el proceso y merma tu confianza en tu sistema. Para reajustar su funcionamiento, decides agrupar todas aquellas tareas que no tienen una prioridad marcada, o una fecha de entrega definida, en una nueva lista llamada Sin prioridad.  Te propones revisarla una vez al mes para ajustar su contenido y ver si puedes poner en marcha algo de lo que allí se guarda.

Ahora parece que sí. El sistema fluye, las listas de Entrada, Salida y Sin prioridad te sirven para organizarte de una forma más ajustada a tu realidad. Empiezas  a usarlas de forma sistemática para gestionar todo tu flujo de actividad y funciona. Notas un salto cualitativo, aparecen problemas pero estas en otro nivel. Uno de ellos son esas tareas que una vez finalizada generar una nueva, o esos asuntos compuestos por varias acciones. Si solo realizas una y sigues con tu lista lo dejas inacabado, provocando la apertura de innumerables frentes. Otra vez necesitas mejorar tu sistema de listas, esta vez  vas un poco más allá, crearás una sección llamada Asuntos abiertos, como una carpeta clasificadora donde  abrirás listas para cada uno de estos asuntos compuesto de varias tareas. De aquí pasaras sus tareas a la lista de Salida cuando tengan que ser realizadas.

El sistema queda completo, solo falta una observación. Si eres una persona que trabaja en equipo, con varios colaboradores te interesará controlar todo aquello que delegas a terceros. Crearás una lista llamada Delegado para enviar las tareas una vez asignadas a un colaborador, eso facilitará el punteo durante su revisión periódica.

* Entrada, Sin prioridad, Delegados, Asuntos abiertos y Salida, o dicho de otra manera: Inbox, Algún día, En espera,  Proyectos y próximas acciones

Y así sería como un evolucionaría un sistema de listas de alguien que no practica GTD a algo parecido a GTD. Por supuesto podría prescindir de listas que no usara como las destinadas a proyectos y a asuntos delegados (En espera). Una descripción de cómo converge un método de organización en un grupo reducido de listas que se agrupan en funciones lógicas, bien definidas y que tienen una utilidad práctica sin caer en la redundancia.

El verdadero valor de un ser humano puede hallarse en el grado hasta el cual ha conseguido liberarse de sí mismo.

» Albert Einstein  (1879-1955) Científico alemán nacionalizado estadounidense

Podría decirse que en mi caso también se ha generado un proceso liberador de mí mismo, al menos en términos de gestión personal. De alguna manera me he tenido que liberar de procesos y hábitos mentales que me impedían ser productivo, y lo he conseguido gracias a GTD y al uso de Wunderlist, aunque no soy, ni mucho menos, un experto.

Mi sistema de organización profesional no pasaba más allá de la utilización más o menos intensiva de Microsoft Outlook. Gestionar la Bandeja de Entrada, el Calendario, alguna Nota y las Tareas con cierto rigor me dio una sensación incial de orden y control. Pero cada día era evidente que no había conseguido mi objetivo, que por más horas que dedicase al trabajo, más faenas quedaban pendientes.

El estrés estaba afectando mi vida personal y no sabía cómo mejorar.

Mis amigos me encomiaban por ser tan “profesional” al atender las necesidades de mis clientes en horas “extra-laborales”, horas que debería dedicar a mi familia: de noche, en fin de semana, en vacaciones… yo me sentía feliz, ufano e ignorante, pero muy estresado y cada vez con mayor sentimiento de culpabilidad.

Afortunadamente, llegué a GTD. Y de su mano, Wunderlist. Juntos me rescataron.

GTD me ha abierto la mente en pos de la PRODUCTIVIDAD PERSONAL. Ahora mi objetivo es estar organizado para ser más eficiente tanto en el trabajo como en mi vida personal.  Al estar más organizado, tengo bajo control mi vida, eliminando el maldito estrés de mi cabeza. Estoy más relajado, y mi familia lo agradece; me siento más creativo, tengo más energía y estoy más contento.

Ya no procuro recordar todas las tareas. Wunderlist lo hace por mí y de modo más eficiente. Uso Wunderlist en mi portátil y en mi SmartPhone con Windows Phone. Afortunadamente Wunderlist tiene versión para Windows Phone, punto clave si quiero tener acceso total  y en todo momento a las listas, sean profesionales o personales.

Cuando visito clientes apunto en el Inbox cualquier tarea que me surja en ese mismo momento. Y si estoy fuera de mi horario laboral, quiero aprovecharme de Wunderlist para organizar aquellas tareas que, de otra manera, antes se me olvidaban con el tiempo: comprar tornillos y tacos para colgar los cuadros, hacer reserva específica de tiempo para pintar la valla, hacer la tarea del AMPA, etc. ¡Hasta he compartido la lista de la compra con mi esposa!

Con Wunderlist en mi SmartPhone puedo aplicar GTD en todo momento, en busca de la PRODUCTIVIDAD PERSONAL.

Como veis en la imagen, he creado listas de tareas “profesionales” de acuerdo a mis objetivos comerciales y unas listas “personales”. Tenerlas juntas y accesibles no supone ningún estorbo, porque sé que tengo todas mis tareas bajo control.

Y mi viejo Outlook me ofrece la comunicación con el mundo y un Calendario que utilizo únicamente para gestionar las citas, lo que me ha permitido simplificar su uso.

Os invito a seguirnos y probar vosotros mismos.

Al fin y al cabo, una de las máximas de Einstein era la siguiente: “Alguien que nunca ha cometido errores nunca trató de hacer algo nuevo”.

GTD es un método que, además de unos hábitos, sólo requiere un calendario y un gestor de listas. La idea es que, si dividimos nuestras tareas sobre varias listas estratégicamente elegidas, podemos minimizar el número de opciones disponibles al momento de decidir qué tarea haremos.

Contextos

La clave es identificar cuál es el requerimiento físico para poder hacer cada tarea. Este requerimiento físico llamamos el contexto de la tarea. Podemos identificar tres tipos de contextos:

• Lugares como por ejemplo la oficina, nuestra casa o los recados que hacemos en la cuidad;
• Herramientas como el teléfono o el ordenador;
• Personas para comentar cosas y hacer tareas juntos, como por ejemplo nuestro jefe, nuestro compañero, nuestra pareja, un cliente importante, etc.

Obviamente, cada persona trabaja de forma distinta y puede tener otros contextos.

Los contextos son las listas que usamos para decidir qué hacer. Revisamos estas listas al menos una vez al día.

Listas especiales

Además de las listas por contexto también necesitamos algunas listas para poder aparcar ideas y para hacer seguimiento:

• En espera: cada vez que delegamos una tarea a otra persona, lo apuntamos en esta lista para poder hacer el seguimiento. Yo recomiendo empezar la descripción de la tarea con el nombre de la persona y la fecha.
• Algún día/Quizás: cualquiera tarea que no es para hacer lo antes posible aparcamos en esta lista. Contiene tareas que aún no podemos empezar, pero también aparcamos nuestros sueños y deseos aqui.
• Proyectos: Un proyecto es cualquier resultado que requiere varias tareas para completar. Es decir, al finalizar una tarea de un proyecto, hay que añadir la próxima tarea a la lista de acciones. Es posible que olvidamos hacer esto, y como medida de seguridad apuntamos los resultados deseados de todos los proyectos en esta lista.

Las listas especiales revisamos al menos una vez a la semana. Verificamos que cada proyecto tiene al menos una tarea activa, controlamos si hemos recibido el material delegado y miramos si podemos activar algún proyecto nuevo desde la lista Algún día.

El resultado

Después de haber creado todas estas listas, tendremos algo así:

Ya tenemos Wunderlist configurado para trabajar según el método GTD.

Tiempo, energía y prioridades

El contexto no es el único criterio para elegir la próxima tarea para hacer. Hay tres factores más que influyen esta decisión: el tiempo disponible, nuestro nivel de energía y finalmente la prioridad de la tarea.

No necesitamos ninguna función avanzada para poder registrar estos parámetros en las tareas; simplemente podemos etiquetar las tareas en la descripción. Podemos, por ejemplo, añadir el texto #15m al final de la descripción para indicar que estimamos que esta tarea requiere quince minutos de tiempo. De la misma manera indicamos que podemos hacer la tarea con un nivel bajo de energía (#bajo) y tiene una alta prioridad (#p1).

¿Cómo habéis configurado Wunderlist para Getting Things Done?

En mi caso particular una de las dificultades con las que me encontraba en mi trabajo diario, era que en las sesiones con mis clientes tenía que registrar a mano la lista de las tareas pendiente de seguimiento para las siguientes sesiones, las tareas que íbamos realizando, las pendientes para sesiones posteriores, anteriores, etc… al final todo ello se convertía en un ir y venir de listas más mal que bien organizadas con el desenlace final de no saber bien lo que realmente se había realizado y de lo que quedaba por realizar.

Con una pizca de GTD y Wunderlist afortunadamente todo eso ha cambiado, los clientes pueden comprobar la evolución de las tareas pendientes, realizadas, fechas de ejecución y quién es el responsable de ejecutarlas entre otras cosas. Y al cliente que no utiliza Wunderlist, se le puede enviar un e-mail directamente desde el software sin tener que copiar y pegar la lista.

Verdaderamente puedo afirmar que las listas compartidas me han ayudado a organizar con eficacia mis tareas compartidas, por ese motivo os recomiendo que las utilicéis ya sea para compartir tareas o simplemente para informar a la otra persona.

Agradecer a todos los asistentes su presencia y participación.

Uno de los objetivos de este blog es hacer llegar el GTD y Wunderlist a aquellas personas que estén interesadas. Para ello, nuestra idea, es realizar una serie de encuentros en los que poner en común experiencias e ideas. El próximo día 12 de septiembre de 2012 realizamos la primera jornada en el CTUG (Centro tecnológico y universitario de Granollers). Si estáis interesados no dudéis en asistir apuntándoos previamente pulsando en el link, Registro. Os esperamos.

Que difícil que es a veces ponerse en marcha. Venga a leer libros sobre PRODUCTIVIDAD. Venga a seguir a expertos como Jeroen Sangers, David Torné, Berto Pena o tantos otros. Teniendo la teoría bien clara pero que difícil es dar el primer paso.

Berto Pena en su Ebook, Gestión total de proyectos, habla de buscar una serie de motivaciones, tanto personales como profesionales, para hacer un proyecto y ponerlas por escrito para poder volver a ellas en los momentos difíciles. Tal vez ese sea el primer paso para empezar a utilizar el GTD para organizarme.

O tal vez sea asumir de entrada los defectos que uno tiene para poder combatirlos como son la procrastinación, la dispersión, el perfeccionismo o la multitarea. ¿La verdad? No lo se.

Por ello lanzo una pregunta a los lectores de este blog.

¿Cuál creéis que es el primer paso? O si lo preferís ¿Cuál fue vuestro primer paso?

Seguramente me ayudareis a mí y a otros lectores que quieren comenzar a organizarse de manera más efectiva.

Un curso o charla, desde mi punto de vista de formador, consta de dos partes bien diferenciadas. Por una parte esta la preparación y por otra el curso o charla en si. A la hora de preparar el temario que vayamos a impartir es bueno poder segmentarlo de forma que podamos ir realizando las partes según nuestra disponibilidad horaria o según nuestro estado de ánimo.

Como experiencia personal diré que utilizo wunderlist para “partir en trozos” el temario del curso. Esto en la actualidad me es muy fácil pues estoy bastante especializado en dar clases de ACTIC que consta de 5, 6 o 8 competencias según sean avanzado, básico o medio y que después, a su vez, se dividen en diferentes módulos por lo que creo una lista con el nombre del curso y una tarea por cada modulo de cada competencia así como otras tareas que me puedan ser de utilidad. Por ultimo creo una tarea que es la de finalización del curso y en esta pongo fecha de finalización de la preparación de curso (Normalmente una semana antes para poder repasarlo).

Al usar PowerPoint tengo por costumbre crear una presentación por modulo. A medida que las voy haciendo voy dando por cumplidas las tareas en Wunderlist. Tengo que reconocer que en este aspecto soy un poco caótico pues no sigo un orden en las competencias sino que hago los módulos que en ese momento me apetecen de ahí el comentario anterior sobre el estado de ánimo. Eso si a mediada que se acerca la fecha de finalización utiliza las fechas del resto de tareas para forzarme a cumplir plazos.

Ni que decir tiene que gracias a la simplicidad de Wunderlist gasto mi energía y mi tiempo en generar temario y no en usar una herramienta de productividad.

Un buen sistema de productividad personal consiste al menos en tres elementos: un archivador para el material de referencia, una agenda para las citas y un gestor de listas para las tareas.

Por defecto, cada ordenador nuevo ya viene con una aplicación de calendario y un sistema para guardar documentos, pero solo en algunos casos cuenta ya con una aplicación para las tareas. Si buscas en internet por una aplicación de tareas, verás que existen cientos de opciones, cada una con sus funciones específicas. ¿Qué gestor de tareas hay que usar?

Occam

Según el principio de La navaja de Occam, cuando hay varias soluciones, la solución más sencilla es la mejor. De todas las aplicaciones para tareas que hay, Wunderlist es una de las más sencillas que además funciona en todos los sistemas operativos y dispositivos, incluso desde un navegador web. Además, su motor de sincronización es uno de los más rápidos que he visto.

Listas de tareas

El uso de Wunderlist es muy sencillo e intuitivo, pero la aplicación no deja de ser potente. Si trabajas con una lista completa con todos tus tareas pendientes, tendrás seguramente alrededor de unas cien acciones. Para poder elegir la mejor tarea para hacer sin perder demasiado tiempo, vale la pena subdividir esta lista enorme en listas más pequeñas. El mejor criterio para hacer esta división son los requerimientos físicos para poder hacer la tarea. ¿Dónde tienes que estar para poder hacer la tarea: en casa o en la oficina? ¿Necesitas un ordenador o un teléfono? ¿O es algo que debes hacer con una persona en concreto? Mi recomendación es crear una lista en Wunderlist para cada requerimiento físico: casa, oficina, recados, ordenador, teléfono, tu pareja, el jefe, etc. Ahora puedes consultar una lista con sólo las tareas disponibles para hacer en tu contexto actual.

Recomendado

Recomiendo Wunderlist a todos mis clientes que aún no tienen ningún gestor de tareas por su facilidad de uso, su diseño atractivo, su rapidez de sincronización, su disponibilidad en todos los dispositivos y por supuesto por su precio (Wunderlist es gratis).

Existen multitud de métodos y formas de organizarse el trabajo y se han escrito miles de artículos y cientos de libros sobre la materia. Pero la experiencia me dice que siempre en todos los métodos hay algo que falla y ese algo es el factor humano.

Cuando una persona se adentra en el mundo de la productividad principalmente es por que tiene una serie de necesidades que cubrir o porque nota que algo falla en su día a día. El trabajo se acumula, las tareas no salen y el nivel de estrés crece. En ese momento es en el que decidimos buscar ayuda o consuelo en los expertos.

Pero por desgracia para nosotros los expertos no son dioses que nos otorgaran prebendas por el mero hecho de seguirlos o creer en ellos. Los experto, lo que nos dan son pautas a seguir y si no seguimos esas pautas evidentemente el plan o método no funcionara y fracasaremos por lo que nuestro nivel de estrés crecerá.

A iniciar un plan o seguir un método nos tenemos que convencer a nosotros mismos de que tenemos que seguir el plan a rajatabla y darle el tiempo suficiente como para que surta efecto. Sé que a veces es muy difícil adecuar nuestro trabajo y nuestra vida diaria a algunos métodos pero lo que nunca podemos hacer es decir que un método no nos ha funcionado sino lo hemos cumplido totalmente y mucho menos criticarlo.