Configurar Wunderlist para GTD
Sabemos que Wunderlist es una aplicación sencilla –pero potente– para crear listas de tareas. ¿Cómo podemos usar este software para trabajar según el método Getting Things Done?
GTD es un método que, además de unos hábitos, sólo requiere un calendario y un gestor de listas. La idea es que, si dividimos nuestras tareas sobre varias listas estratégicamente elegidas, podemos minimizar el número de opciones disponibles al momento de decidir qué tarea haremos.
Contextos
La clave es identificar cuál es el requerimiento físico para poder hacer cada tarea. Este requerimiento físico llamamos el contexto de la tarea. Podemos identificar tres tipos de contextos:
- Lugares como por ejemplo la oficina, nuestra casa o los recados que hacemos en la cuidad;
- Herramientas como el teléfono o el ordenador;
- Personas para comentar cosas y hacer tareas juntos, como por ejemplo nuestro jefe, nuestro compañero, nuestra pareja, un cliente importante, etc.
Obviamente, cada persona trabaja de forma distinta y puede tener otros contextos.
Los contextos son las listas que usamos para decidir qué hacer. Revisamos estas listas al menos una vez al día.
Listas especiales
Además de las listas por contexto también necesitamos algunas listas para poder aparcar ideas y para hacer seguimiento:
- En espera: cada vez que delegamos una tarea a otra persona, lo apuntamos en esta lista para poder hacer el seguimiento. Yo recomiendo empezar la descripción de la tarea con el nombre de la persona y la fecha.
- Algún día/Quizás: cualquiera tarea que no es para hacer lo antes posible aparcamos en esta lista. Contiene tareas que aún no podemos empezar, pero también aparcamos nuestros sueños y deseos aqui.
- Proyectos: Un proyecto es cualquier resultado que requiere varias tareas para completar. Es decir, al finalizar una tarea de un proyecto, hay que añadir la próxima tarea a la lista de acciones. Es posible que olvidamos hacer esto, y como medida de seguridad apuntamos los resultados deseados de todos los proyectos en esta lista.
Las listas especiales revisamos al menos una vez a la semana. Verificamos que cada proyecto tiene al menos una tarea activa, controlamos si hemos recibido el material delegado y miramos si podemos activar algún proyecto nuevo desde la lista Algún día.
El resultado
Después de haber creado todas estas listas, tendremos algo así:
Ya tenemos Wunderlist configurado para trabajar según el método GTD.
Tiempo, energía y prioridades
El contexto no es el único criterio para elegir la próxima tarea para hacer. Hay tres factores más que influyen esta decisión: el tiempo disponible, nuestro nivel de energía y finalmente la prioridad de la tarea.
No necesitamos ninguna función avanzada para poder registrar estos parámetros en las tareas; simplemente podemos etiquetar las tareas en la descripción. Podemos, por ejemplo, añadir el texto #15m al final de la descripción para indicar que estimamos que esta tarea requiere quince minutos de tiempo. De la misma manera indicamos que podemos hacer la tarea con un nivel bajo de energía (#bajo) y tiene una alta prioridad (#p1).
¿Cómo habéis configurado Wunderlist para Getting Things Done?
Una lista de tareas para mejorar la productividad
Un buen sistema de productividad personal consiste al menos en tres elementos: un archivador para el material de referencia, una agenda para las citas y un gestor de listas para las tareas.
Por defecto, cada ordenador nuevo ya viene con una aplicación de calendario y un sistema para guardar documentos, pero solo en algunos casos cuenta ya con una aplicación para las tareas. Si buscas en internet por una aplicación de tareas, verás que existen cientos de opciones, cada una con sus funciones específicas. ¿Qué gestor de tareas hay que usar?
Occam
Según el principio de La navaja de Occam, cuando hay varias soluciones, la solución más sencilla es la mejor. De todas las aplicaciones para tareas que hay, Wunderlist es una de las más sencillas que además funciona en todos los sistemas operativos y dispositivos, incluso desde un navegador web. Además, su motor de sincronización es uno de los más rápidos que he visto.
Listas de tareas
El uso de Wunderlist es muy sencillo e intuitivo, pero la aplicación no deja de ser potente. Si trabajas con una lista completa con todos tus tareas pendientes, tendrás seguramente alrededor de unas cien acciones. Para poder elegir la mejor tarea para hacer sin perder demasiado tiempo, vale la pena subdividir esta lista enorme en listas más pequeñas. El mejor criterio para hacer esta división son los requerimientos físicos para poder hacer la tarea. ¿Dónde tienes que estar para poder hacer la tarea: en casa o en la oficina? ¿Necesitas un ordenador o un teléfono? ¿O es algo que debes hacer con una persona en concreto? Mi recomendación es crear una lista en Wunderlist para cada requerimiento físico: casa, oficina, recados, ordenador, teléfono, tu pareja, el jefe, etc. Ahora puedes consultar una lista con sólo las tareas disponibles para hacer en tu contexto actual.
Recomendado
Recomiendo Wunderlist a todos mis clientes que aún no tienen ningún gestor de tareas por su facilidad de uso, su diseño atractivo, su rapidez de sincronización, su disponibilidad en todos los dispositivos y por supuesto por su precio (Wunderlist es gratis).
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